Rendre compte au vendeur d’un mandat exclusif

Ce que disent les textes

L’obligation principale figure à l’article 6 de la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970), complété par la loi ALUR de 2014 :

« Lorsqu’une convention comporte une clause d’exclusivité, elle précise les actions que le mandataire s’engage à réaliser pour exécuter la prestation qui lui a été confiée ainsi que les modalités selon lesquelles il rend compte au mandant des actions effectuées pour son compte, selon une périodicité déterminée par les parties. »

Un mandat exclusif doit donc contenir deux choses : la liste des actions promises, et la manière de rendre compte de leur exécution, avec un rythme convenu avec le vendeur. Le même article impose, pour tout mandat, de préciser les modalités de la reddition de compte et les moyens employés pour diffuser les annonces.

D’autres textes vont dans le même sens :

• L’article 1993 du Code civil rappelle que « tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion ».
• Le code de déontologie des professionnels de l’immobilier (décret n° 2015-1090) demande de donner au mandant une information exacte et complète. Il impose aussi de lui rendre compte régulièrement et dans les meilleurs délais de l’exécution de la mission, de l’avertir des difficultés rencontrées et de lui transmettre sans tarder toute proposition qui répond au mandat.

Aucun texte ne fixe la fréquence du compte rendu : c’est aux parties de la déterminer. Service-public.fr le présente ainsi aux vendeurs : le mandat « précise les actions que l’agent immobilier s’engage à réaliser et la manière dont il vous rend compte des actions effectuées selon une périodicité que vous définissez ensemble ».

Ce que risque un mandat mal rédigé

Le risque n’est pas théorique. Dans un arrêt du 9 septembre 2020 (n° 19-17.925), la Cour de cassation a approuvé l’annulation d’un mandat exclusif qui ne comportait pas l’énumération des actions promises par l’agence. Celle-ci n’a pu obtenir ni sa rémunération ni de dommages-intérêts. L’arrêt n’est pas publié au bulletin, mais il montre comment le juge applique le texte.

Cette nullité est dite relative : selon un arrêt de chambre mixte du 24 février 2017, les règles de forme de la loi Hoguet protègent le mandant, et lui seul peut s’en prévaloir. En pratique, c’est souvent un vendeur mécontent, ou un litige sur les honoraires, qui fait ressortir une clause incomplète.

L’autre risque est commercial. Selon l’article 78 du décret du 20 juillet 1972, passé trois mois, un mandat exclusif « peut être dénoncé à tout moment par chacune des parties », avec un préavis de quinze jours par lettre recommandée. Un vendeur sans nouvelles est un vendeur qui dénonce. Un compte rendu régulier est la meilleure protection de votre exclusivité.

Ce guide donne des repères, pas un avis juridique : faites relire vos modèles de mandat par votre réseau, votre syndicat professionnel ou un juriste.

Fixer un rythme que vous pourrez tenir

La périodicité se décide avec le vendeur et s’écrit dans le mandat. Mieux vaut un engagement modeste et tenu qu’une promesse hebdomadaire abandonnée au deuxième mois. Une organisation courante combine deux niveaux :

• Après chaque visite, un compte-rendu court des retours du visiteur, dans les jours qui suivent.
• Chaque mois, un rapport d’activité qui fait le point sur l’ensemble de la commercialisation.

Certaines enseignes en font un argument : le guide vendeur d’Orpi promet par exemple un compte-rendu après chaque visite et un bilan mensuel des actions. C’est une pratique commerciale, pas une norme, mais elle montre ce que les vendeurs ont appris à attendre.

Choisissez un support écrit, comme l’email, qui garde la date et le contenu de chaque envoi. Le jour où la question se pose, vous pourrez montrer que vous avez rendu compte comme convenu. Et dès qu’une offre arrive, transmettez-la sans attendre le prochain rapport.

Ce que contient un bon rapport d’activité

Un rapport utile répond à trois questions du vendeur : qu’avez-vous fait, qu’en ressort-il, que proposez-vous maintenant ? Voici une trame en huit points :

• La période couverte, avec le rappel du prix affiché et des conditions du mandat.
• La diffusion : portails, site, vitrine, réseaux, fichier acquéreurs. Ce sont les moyens que le mandat doit déjà mentionner.
• Les chiffres de la période : demandes reçues, contacts qualifiés, visites, secondes visites, offres. Ne citez que ce que vous avez réellement enregistré.
• Les retours des visiteurs : points appréciés et freins récurrents, résumés sans nommer les personnes.
• Le travail sur votre fichier : nombre d’acquéreurs rapprochés et contactés.
• Votre analyse : ce que les retours disent du prix, de la présentation ou du marché.
• Les actions de la période suivante, datées.
• Les décisions attendues du vendeur, le cas échéant : ajustement de prix, travaux mineurs, disponibilités pour les visites.

Exemple fictif, rapport du mois de M. Perrin : « Du 1er au 31 octobre, votre maison est restée en ligne sur trois portails et en vitrine. Nous avons reçu 14 demandes, dont 6 qualifiées, et organisé 4 visites, dont une seconde visite. Les visiteurs apprécient le jardin et le calme ; trois sur quatre jugent la cuisine à rénover. Nous avons contacté 9 acquéreurs de notre fichier dont les critères correspondent. Le prix reste cohérent avec les biens vendus dans le quartier, mais la cuisine pèse dans les négociations : nous vous proposons de faire chiffrer sa rénovation pour rassurer les acheteurs. Prochaines actions : nouvelles photos le 6 novembre, relance des visiteurs la semaine suivante. »

Un rapport n’est pas une plaquette commerciale. Le vendeur doit pouvoir le relire dans trois mois et y retrouver des faits.

Après chaque visite : le compte-rendu

Le compte-rendu de visite alimente le rapport mensuel. Il rapporte ce que le visiteur a dit, distingue les faits des impressions et annonce la suite : seconde visite, chiffrage de travaux, réflexion. Envoyez-le tant que le vendeur se souvient du rendez-vous.

Notre guide sur le suivi après une visite immobilière détaille la méthode, de la prise de notes à la relecture du compte-rendu.

Quand le mandat aboutit

La vente conclue, l’article 77 du décret de 1972 demande d’informer le mandant de l’accomplissement du mandat dans le délai prévu et au plus tard dans les huit jours de l’opération. Cette information se fait par lettre recommandée avec avis de réception ou par un autre écrit remis contre récépissé ou émargement.

Conservez avec le dossier vos comptes-rendus et rapports : ils retracent l’exécution des actions promises dans le mandat. Ils serviront aussi lorsque le vendeur, quelques années plus tard, pensera de nouveau à vendre. Le guide relancer ses anciens clients en parle.

Ce que Blivy prépare pour vous

Après une visite, dictez vos notes à l’assistant mobile ou saisissez-les dans l’app. Blivy organise le compte-rendu en cinq parties : le visiteur, ce qui a plu, les freins, la comparaison et la suite. Vous le relisez puis l’envoyez depuis votre boîte mail, et Blivy garde la date et le destinataire de l’envoi.

Le rapport d’activité reprend, depuis le dernier rapport, les visites, les retours et les acquéreurs rapprochés ou contactés, avec une synthèse et une recommandation à relire. Un rappel vous signale les mandats exclusifs sans rapport récent. Ces fonctions sont incluses dès Solo.

Blivy ne rédige pas vos mandats, ne tient pas votre registre et ne remplace pas votre conseil juridique : il vous aide à tenir l’engagement de compte rendu que vous avez pris. Découvrir le suivi des mandats.